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La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

El proceso de facturación es un proceso importante para cualquier empresa, una relación basada en documentos en formato papel que para ser generados y procesados precisan del empleo de grandes cantidades de recursos y para los que las empresas se ven obligadas a realizar muchas tareas de forma manual. Un buen proceso administrativo de estos documentos tiene como consecuencia no sólo un buen control de compras y ventas, sino el cumplimiento de las obligaciones tributarias de cada empresa. Sin embargo, todo ello resulta más complicado en un proceso basado en papeles y que requiere la intervención manual.

Este proceso está cambiando gracias a la facturación electrónica, que está regulada en el Reglamento de Facturación publicado en Real Decreto 1496/2003 y modificado por el Real Decreto 87/2005. Este reglamento constituye la transposición de la Directiva 2001/115.

Las denominaciones "factura electrónica", "factura telemática" y "factura digital" son equivalentes, si bien la denominación utilizada en la normativa es "remisión electrónica" o "remisión por medios electrónicos" de factura.

Aclarado esto, podemos definir la Factura Electrónica como el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.

El nuevo marco legal y tecnológico ofrece la oportunidad a las empresas de disponer de una nueva vía para gestionar las facturas:

Claves de la eFactura:

• Conservar los datos de las facturas. No es necesario conservar las facturas emitidas sino la "matriz" o Base de datos que permite generarlas
• Asegurar legibilidad en formato original
• Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión
• En caso de emisión de factura electrónica: firmar electrónicamente la factura o delegar esta acción en un tercero o en el Receptor

Las facturas electrónicas se pueden emitir en diferentes formatos (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros) siempre que se respete el contenido legal exigible a cualquier factura y que se cumplan ciertos requisitos para la incorporación de la firma electrónica cualificada.

En rigor, el reglamento establece que existen dos formas concretas de intercambiar documentos electrónicos a las que se les presume un nivel de fiabilidad alto, sin descartar que puedan existir otras. Estas dos formas garantizan la autenticidad e integridad que son los verdaderos requisitos que se exigen a los documentos. Por un lado el empleo de una firma electrónica y por otro el uso de sistemas EDI en los que las entidades por cuya intermediación se intercambian los mensajes aportan esas cualidades a los documentos intercambiados.